Še nedavno je bila opazna značilnost praktično vsake pisarne velika gora papirja. Vse vrste dokumentov smo shranjevali na listih papirja, te pa v mapah in v arhivskih predalih ali škatlah. Danes je seveda vse drugače, kar izdaja že pogled v sodobno pisarno – niti videti ni papirja, edina stvar na pisalni mizi pa je računalnik. Dobrodošli v času brezpapirnega poslovanja!
Dokumenti brez papirja
Seveda poslovanje brez takšnih in drugačnih dokumentov še vedno ni mogoče. So pa sodobni dokumentni sistemi prilagojeni na digitalne različice teh dokumentov. Vse je v elektronski obliki, kar je še posebej priročno pri računih in drugih dokumentih, ki se razmeroma pogosto izdajajo in prejemajo.
Namesto, da bi morali za prejete in izdane račune nameniti dve arhivski omari, bo danes zadostoval preprost elektronski arhiv. V osnovi ima ta enako funkcijo, kot njegovi fizični predhodniki, seveda pa zmore še veliko več. Ker elektronski dokumenti ne zavzamejo nikakršnega prostora, lahko elektronski arhiv hrani nepojmljive količine informacij, za kar bi morali nameniti celo klet, če bi jih želeli hraniti na papirju. Poleg tega pa imajo sodobni dokumentni sistemi še mnoge druge funkcije, ne le arhiviranja. Osnovni elektronski arhiv je resda lahko namenjen le hranjenju dokumentov, večinoma pa so takšne funkcionalnosti povezane v večji sistem, ki omogoča bistveno več.
Brezpapirno poslovanje je bistveno bolj enostavno in veliko bolj učinkovito. Celoviti dokumentni sistemi omogočajo hkratno uporabo in urejanje istih dokumentov s strani različnih uporabnikov, samodejno izdelujejo varnostne kopije, skrbijo za izpolnjevanje rokov in podobno. So bistveno bolj uporabni, kot če bi morali vse to postoriti sami z brskanjem po gori papirja.