E-arhiv mora biti dobro tehnološko zasnovan, saj nam le tako lahko dobro služi. V vseh ostalih primerih pa je lahko le breme, še posebno takrat, kadar v njem dokumentov ne znamo najti in nam zato njegova uporaba vzame izredno veliko časa. Pomembno je tudi, da je izjemno varen, zato ga morajo spremljati varnostni atributi, kot je na primer elektronski podpis.
E-arhiv mora delovati po standardnih za shranjevanje ter ohranjevanje vseh podatkov. Ker se oblike elektronskih dokumentov izredno hitro spreminjajo, lahko pride do tega, da po določenih letih, nekaterih dokumentov žal ne moremo več odpreti in jih pogledati. Zaradi tega moramo poskrbeti, da bo naš arhiv imel dokumente shranjene v točno določenem formatu.
E-arhiv največkrat uporablja dokumente v formatu PDF, ki je produkt podjetja Adobe in je postal tako imenovan »de facto« dokumentni standard. Seveda pa lahko najdemo tudi drugačne zapise dokumentov. Poleg formata PDF tako srečamo tudi format XML, ki je ravno tako zelo razširjen.
Poslovna inteligenca za razvijanje konkurenčne prednosti
Poslovna inteligenca nam omogoča kvaliteten vpogled v pretekle, trenutne in tudi prihodnje poglede na poslovanje našega podjetja. Tu najdemo skupek vseh strategij, procesov ter podatkov, ki se jih uporablja za podporo pri zbiranju, pri analizi ter pri širjenju poslovnih informacij. Vsak uspešen direktor se zaveda pomena in nujnosti, da v razvoj lastnega podjetja vnese prednosti procesov poslovne inteligence
Poslovna inteligenca nam omogoča kvalitetno poročanje o dosedanjem delu. Z dobro poslovno inteligenco lahko opravimo spletno analitično procesiranje ter analiziranje vseh podatkov, ki so na voljo. Vse funkcije dobre poslovne inteligente nam omogočajo upravljanje izredno velike množice podatkov, s katerimi razpolaga posamezno podjetje.
Poslovna inteligenca nam mora omogočati tudi opravljanje identifikacije poslovnih projektov, jih razvijati ter nam zagotavlja nove strateške poslovne priložnosti. Zaradi vse večjega pomena dela z poslovno inteligenco, jo lahko za delovanje lastne organizacije naroči vsakdo.